e-Tax Invoice คืออะไร
e-Tax Invoice หรือ “ใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์” คือ
ใบกํากับภาษี รวมถึงใบเพิ่มหนี้ ใบลดหนี้ และใบรับ ที่ปรับรูปแบบจากที่เคยเป็นกระดาษไปเป็นข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ (หรือจะเรียกว่าใบกำกับภาษีออนไลน์ก็ได้) ช่วยให้ผู้ประกอบการลดต้นทุนค่าใช้จ่ายและไม่ต้องทำเอกสารให้ยุ่งยาก มีการลงลายมือชื่อดิจิทัล (Digital Signature) และสามารถส่งข้อมูล e-Tax Invoice นี้ ผ่าน e-mail, website ให้ลูกค้าและกรมสรรพากรได้อย่างสะดวกรวดเร็ว
ออก Invoice ผ่านเว็บ ส่งให้คู่ค้าด้วย
ข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ เช่น PDF
e-Tax Invoice เป็นส่วนหนึ่งในบริการอิเล็กทรอนิกส์ของรัฐบาลไทย “e-service” เมื่อเดือนมิถุนายน 2560 กรมสรรพกรประกาศนโยบายใบกำกับภาษีอิเล็กทรอนิกส์ (e-Tax Invoices) และ การเตรียมการการยื่นการจัดเก็บในส่วนของใบเสร็จรับเงินอิเล็กทรอนิกส์
(e-Receipts) ในการออกใบกำกับภาษีหรือใบเสร็จรับเงินแบบอิเล็กทรอนิกส์นั้นจะต้องใช้ฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ที่ปลอดภัยและเชื่อถือได้ในลักษณะที่สอดคล้องกับกฎหมายธุรกรรมทางอิเล็กทรอนิกส์
องค์กรหลายแห่งมองเห็นข้อดีของการเปลี่ยนวิธีการดำเนินการเรื่องใบแจ้งหนี้และใบเสร็จรับเงินด้วยเอกสารแบบอนาล็อกมาเป็นแบบ อิเล็กทรอนิกส์และมีการนำเข้ามาใช้ หรือแม้แต่องค์กรที่ต้องทำการค้าขายติดต่อกันก็เช่นกัน คาดว่านับจากนี้องค์กรต่างๆในประเทศไทย
จะเริ่มหันมาเปลี่ยนให้เป็นดิจิทัลกันมากขึ้น
ก่อนใช้ E - tax : ปัญหาจากการออก Invoice ด้วยกระดาษ
1. มีค่าใช้จ่าย ค่ากระดาษ ค่าก๊อปปี้เอกสาร
ค่าขนส่งเอกสารประเภทใบ Invoice
2. เปลืองพื้นที่จัดเก็บเอกสารและ
ทรัพยากรบุคคลในการค้นหาเอกสาร
3. เสียเวลา
- ลงนามและอนุมัติด้วยลายเซ็นต์
- สร้าง Data
- ดำเนินการจัดส่งกรมสรรพากร
ข้อดีของการเปลี่ยน Tax Invoice มาเป็นแบบอิเล็กทรอนิกส์
ข้อดี 1 : ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายในการส่งเอกสารประเภทใบ Invoice
ในการดำเนินการด้วยกระดาษนั้น…
องค์กรหลายแห่งต้องออกใบ Invoice แต่ละเดือนเป็นจำนวนนับพันนับหมื่น ผู้รับผิดชอบงานดังกล่าวในบริษัทต้องถือเอกสารไปส่ง หรือต้องให้แมสเสนเจอร์ไปส่งให้ การดำเนินการเหล่านั้นสูญเสียทั้งเวลาและแรงงาน ไม่อาจจะส่งถึงมือผู้รับได้ในทันที
แต่หากเปลี่ยนมาเป็นแบบอิเล็กทรอนิกส์… จะช่วยลดค่าใช้จ่ายในการขนส่งเอกสารและเวลาลงได้ เมื่อใบ Invoice เหล่านี้กลายมาเป็นแบบอิเล็กทรอนิกส์แล้วสามารถส่งทางเมลได้ ซึ่งจะช่วยลดเวลาและค่าใช้จ่ายในการส่งมอบเอกสาร ไม่เพียงแค่ช่วยประหยัดเวลาและค่าใช้จ่ายยังสามารถส่งข้อมูลการเรียกเก็บเงินกับพันธมิตรทางธุรกิจของคุณได้แบบเรียลไทม์
ข้อดี 2 : ลดพื้นที่จัดเก็บเอกสารและแรงงานในการค้นหาเอกสาร
ในประเทศไทยจะต้องเก็บใบ Invoice ที่ออกให้กับหน่วยงานต่างๆตามระยะเวลาที่กำหนด (Tax Invoice ต่างๆซึ่งเป็นเอกสารเกี่ยวกับภาษี VAT ต้องเก็บไว้อย่างน้อย 5 ปี)
หากมีการออกเอกสารเหล่านี้ในรูปแบบกระดาษ ปริมาณกระดาษที่จะจัดเก็บอาจมีจำนวนมหาศาล เพราะแค่เคสเดียวอาจต้องใช้เอกสารหลายแผ่น
นอกจากนี้ หากต้องการตรวจสอบเอกสารตัวจริงหรือเรื่องอื่นๆ จำเป็นต้องค้นหาจากกองกระดาษจำนวนมาก หลายบริษัทต้องใช้แรงงานจำนวนมากในการดำเนินการ แต่หากเปลี่ยนมาเป็นแบบอิเล็กทรอนิกส์…จะช่วยลดพื้นที่จัดเก็บเอกสารและแรงงานในการค้นหาเอกสารลงได้
ข้อดี 3 : ทำให้ Paperless เกิดขึ้นได้จริง
เนื่องจากมีการใช้กระดาษจำนวนมากสำหรับการพิมพ์เอกสาร ทั้งส่วนที่ต้องส่งมอบให้คู่ค้าทางธุรกิจและส่วนที่ต้องทำสำเนาเก็บไว้ในบริษัท จึงกลายมาเป็นค่าใช้จ่ายจำนวนมากในการจัดหากระดาษที่บริษัทต้องรับผิดชอบ
การใช้กระดาษจำนวนมาก นอกจากต้องแบกรับในส่วนที่เป็นค่าใช้จ่ายแล้ว ยังไม่เป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อมด้วย
แต่หากเปลี่ยนมาเป็นแบบอิเล็กทรอนิกส์…จะทำให้ Paperless เกิดขึ้นได้จริง
ลดการพิมพ์งานลงกระดาษ สามารถลดค่าใช้จ่ายที่เป็นค่ากระดาษลงได้
แนวคิดเรื่องการรักษ์โลกกำลังมาแรง จากนี้ไปประเทศไทยจะเข้าสู่ยุคที่กระบวนการในการทำงานต่างๆต้องให้ความสำคัญกับสิ่งแวดล้อมด้วย
ข้อดี 4 : ลงนามและอนุมัติด้วยอิเลกทรอนิกส์
สำหรับการลงนามในเอกสาร Invoice ต้องใช้ดำเนินการจากแบบฟอร์มต้นฉบับในออฟฟิศ หากผู้ลงนามต้องเดินทางหรือไปทำงานต่างจังหวัดหรือต่างประเทศ การลงนามที่ต้องเร่งทำอาจไม่สามารถดำเนินการได้
โดยเฉพาะอย่างยิ่งในช่วงปิดบัญชีรายเดือน มีผู้เกี่ยวข้องจำนวนไม่น้อยที่ไม่มีเวลาในการตรวจสอบความถูกต้องของเนื้อหา กลายเป็นเรื่องยุ่งยากหากไม่ได้รับการลงนาม
แต่หากเปลี่ยนมาเป็นแบบอิเล็กทรอนิกส์…สามารถลงนามหรืออนุมัติที่ใดเวลาใดก็ได้การปรับให้เป็นแบบอิเล็กทรอนิกส์นั้นไม่จำเป็นต้องใช้ลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือบนกระดาษอีกต่อไป
e-Tax Invoice แบบ Cloud service คืออะไร
จุดเด่นของ e-Tax Invoice
Cloud service ไม่จำเป็นต้องลงทุนมาก
มีฟังก์ชั่นในการค้นหาเอกสารที่มีความยืดหยุ่นสูง รวมทั้งฟังก์ชันแดชบอร์ดที่ทำให้มองเห็นภาพได้ ง่ายดายอยู่บนแพลตฟอร์มที่สามารถรองรับ ข้อมูลขนาดใหญ่ได้
ลดค่าใช้จ่ายและชั่วโมงการทำงาน
ความปลอดภัยระดับสูง
สามารถดำเนินการระหว่างองค์กรกับกรมสรรพากร และบริษัทคู่ค้าผ่านด้วยช่องทางอิเล็กทรอนิกส์ได้อย่าง ปลอดภัยด้วยแพลตฟอร์มและวิธีการดำเนินงานตาม มาตรฐาน ISO 27001
ช่วยลดภาระค่าใช้จ่ายในการลงทุนเรื่องอุปกรณ์ในบริษัทและลดค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานจำนวนมากในด้านกระบวนการ เรียกเก็บเงินและการจัดการและการจัดเก็บข้อมูลลงบนกระดาษ
สิ่งที่ทำได้ด้วยการใช้ดิจิทัลแพลตฟอร์ม e-Tax Invoice
-
เปลี่ยนการทำงานและการประมวลผลการอนุมัติสำหรับ Tax Invoice และเอกสารอื่นๆให้เป็นแบบอิเล็กทรอนิกส์ตามข้อกำหนดของรัฐบาลไทยได้
-
รับส่งข้อมูลที่มีความปลอดภัยโดยการใช้ข้อมูลดิจิทัล ระหว่างภาครัฐหรือคู่ค้าทางธุรกิจได้
-
เก็บข้อมูล Tax Invoice และเอกสารอื่นๆไว้ใน Secure Storage และใช้ฟังก์ชันค้นหาและจัดการระบบเอกสารได้
-
รองรับขั้นตอนการอนุมัติก่อนนำส่งเอกสารไปยังคู่ค้าหรือกรมสรรพากรได้
-
ฟังก์ชันแดชบอร์ดที่ช่วยบริหารจัดการจำนวนข้อมูลเอกสารและสถานการณ์การจัดส่งได้
ฟังก์ชั่นและจุดเด่นของดิจิทัลแพลตฟอร์ม e-Tax Invoice
-
Data interface ที่มีความยืดหยุ่นกับ ERP หรือ ระบบบัญชี
-
รองรับ แม้กรณีไม่มี ERP หรือระบบบัญชี
-
ทำงานสอดคล้องกับข้อกำหนดคุณสมบัติไฟล์ XML ซึ่งทางกรมสรรพกรอย่างสมบูรณ์
-
อัปโหลด XML ในส่วนงานด้านการเงินโดยอัตโนมัติผ่าน RPA (Robotic Process Automation) (ตัวเลือกเสริม)
-
จัดเก็บข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์ไว้ใน Data storage ที่มีความปลอดภัยตามข้อกำหนดของกรมสรรพากร
-
ตั้งค่าฟังก์ชันแจ้งเตือน การแชร์ข้อมูลไปยังพาร์ทเนอร์หรือลูกค้าได้โดยอัตโนมัติ
-
ซัพพอร์ตการทำงานในด้านการอนุมัติก่อนการนำส่งเอกสารออกไป ยังคู่ค้าหรือกรมสรรพากรได้เช่นเดียวกับการออกเอกสารโดยกระดาษ
-
เสริมฟังก์ชั่นการค้นหาด้วยการใช้คีย์เวิร์ดในเนื้อหา ทั้งหมดที่อยู่ในเอกสารทำให้มองเห็นสถานะข้อมูล e-Tax พร้อมแดชบอร์ดที่สามารถจัดความซับซ้อนได้
-
ความปลอดภัย ในข้อมูลอิเล็กทรอนิกส์และการประมวลผล Transaction ได้มาตรฐาน ISO27001
