การจัดการสินทรัพย์ทั้งหมด : คู่มือปฏิบัติเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ
ตอนที่ 2: เกี่ยวกับการนำระบบจัดการสินทรัพย์มาใช้
ในบทความก่อนหน้านี้ เราได้กล่าวถึงปัญหาที่พบในการจัดการสินทรัพย์ หากปล่อยปละละเลยปัญหาเหล่านี้ ไม่เพียงแต่จะทำให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลง แต่ยังอาจนำไปสู่การประเมินมูลค่าสินทรัพย์ที่ไม่ถูกต้อง และการละเลยสินทรัพย์ที่ควรตรวจสอบด้านความปลอดภัย เพื่อแก้ไขปัญหาเหล่านี้อย่างง่ายและรวดเร็ว จำเป็นต้อง ปรับปรุงกระบวนการด้วยระบบ (Systemization)
บทความนี้จะกล่าวถึงการปรับระบบการทำงานด้านการจัดการสินทรัพย์
บทที่ 3: เกณฑ์การคัดเลือกระบบจัดการสินทรัพย์
ประเด็นในการคัดเลือก
ในการคัดเลือกระบบการจัดการครุภัณฑ์ องค์กรจำเป็นต้องพิจารณาประเด็นสำคัญดังต่อไปนี้
-
ความง่ายในการใช้งาน (Usability)
-
ระบบต้องใช้งานง่าย ไม่ซับซ้อน และเข้าใจได้ทันที แม้แต่พนักงานที่ไม่ถนัดด้านไอทีก็สามารถใช้ได้ หากระบบใช้งานยากหรือซับซ้อนเกินไป อัตราการใช้งานจริงหลังการติดตั้งมักจะต่ำ
-
-
ต้นทุน (Cost)
-
ต้องพิจารณาทั้งค่าใช้จ่ายเริ่มต้นและค่าใช้จ่ายระยะยาว แม้ว่าค่าใช้จ่ายเริ่มต้นต่ำ แต่ถ้าค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานสูงเกินไปก็จะกลายเป็นภาระ ควรเปรียบเทียบต้นทุนทั้งหมด เช่น ค่าลิขสิทธิ์ ค่าบำรุงรักษา และค่าบริการหลังการขาย
-
-
ความรวดเร็วในการติดตั้ง (Speed of Implementation)
-
เลือกระบบที่สามารถติดตั้งและใช้งานได้รวดเร็ว เพื่อให้เห็นผลลัพธ์อย่างรวดเร็วเช่นกัน ผู้ให้บริการควรมีทีมสนับสนุนที่พร้อมช่วยให้องค์กรเริ่มใช้งานได้อย่างราบรื่น
-
ฟังก์ชันหลักที่ระบบควรมี
สำหรับระบบการจัดการครุภัณฑ์ที่มีประสิทธิภาพ ควรมีฟังก์ชันหลักดังต่อไปนี้
-
การติดตามสถานที่จัดเก็บ (Location Management)
-
สามารถติดตามสินทรัพย์แบบเรียลไทม์ โดยใช้บาร์โค้ดหรือ RFID
-
-
การจัดการการตรวจสอบ (Inspection Management)
-
บริหารตารางการตรวจสอบ บันทึกผล พร้อมการแจ้งเตือนเพื่อป้องกันการพลาดรอบการตรวจ
-
-
การจัดการข้อมูลแบบรวมศูนย์ (Centralized Data Management)
-
เก็บข้อมูลทั้งหมดไว้ในระบบเดียว เช่น ประวัติการใช้งาน การบำรุงรักษา และสถานที่เก็บ ควรเป็นระบบบนคลาวด์เพื่อเข้าถึงได้จากทุกที่
-
-
การสร้างรายงาน (Report Generation)
-
สามารถสร้างรายงานเพื่อติดตามการใช้งานหรือจำนวนสต็อก และปรับแต่งรูปแบบรายงานให้เหมาะกับความต้องการเฉพาะได้
-
-
ฟังก์ชันการตรวจนับสินทรัพย์ (Inventory Function)
-
มีระบบออกรายการตรวจสอบ บันทึกผล และส่งออกข้อมูล (เช่น CSV) เพื่อเชื่อมต่อกับระบบหลักขององค์กร
-
ด้วยเกณฑ์เหล่านี้ องค์กรสามารถเลือกระบบที่เหมาะสมที่สุด เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพและลดต้นทุนได้จริง
บทที่ 4: ขั้นตอนการนำระบบจัดการสินทรัพย์มาใช้
การเตรียมความพร้อมก่อนติดตั้ง
การเตรียมความพร้อมอย่างรอบคอบก่อนการนำมาใ ช้ จะช่วยให้สามารถติดตั้งและใช้งานระบบการจัดการครุภัณฑ์ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
-
การวิเคราะห์สถานการณ์ปัจจุบัน
-
ตรวจสอบประเภท ปริมาณ สถานที่ และประวัติการตรวจสอบของครุภัณฑ์ เพื่อระบุปัญหาที่ควรแก้ไข
-
-
การทำความเข้าใจผู้ใช้งาน (User Characteristics)
-
สำรวจทักษะของพนักงาน และอุปกรณ์ที่พนักงานสะดวกใช้ เพื่อนำมาปรับให้ระบบตอบโจทย์ได้จริง
-
-
การกำหนดเป้าหมายชัดเจน
-
เช่น “ลดการสูญหายของสินทรัพย์” “เพิ่มประสิทธิภาพงานตรวจสอบ” หรือ “จัดการข้อมูลรวมศูนย์”
-
กระบวนการนำมาใช้
การนำระบบมาใช้แบบเป็นขั้นตอน จะช่วยลดความเสี่ยงให้น้อยที่สุด และดึงศักยภาพของระบบออกมาได้อย่างเต็มที่
-
การทดสอบระบบ PoC / Trial
-
ทดลองระบบในขอบเขตเล็ก ๆ ก่อนใช้งานจริง เพื่อประเมินความเป็นไปได้และแก้ไขข้อบกพร่อง
-
-
การใช้งานจริง (Full Implementation)
-
ขยายการใช้งานทั่วทั้งองค์กร พร้อมปรับแต่งให้เหมาะกับความต้องการของแต่ละฝ่าย
-
การติดตามผลหลังการนำมาใช้
หลังจากติดตั้งระบบแล้ว ยังจำเป็นต้องมีการติดตามผลและการดูแลการใช้งานอย่างต่อเนื่อง
-
การตรวจสอบระบบอย่างต่อเนื่อง
-
ประเมินการทำงานของระบบและแก้ไขทันทีหากพบปัญหา
-
-
การฝึกอบรมพนักงานอย่างสม่ำเสมอ
-
เพื่อให้พนักงานใช้งานได้เต็มประสิทธิภาพ และทันต่อการอัปเดตใหม่
-
-
การเก็บ Feedback และปรับปรุง
-
รับฟังความคิดเห็นของผู้ใช้งานเพื่อนำมาปรับปรุงระบบให้ดีขึ้น
-
-
การบำรุงรักษาระบบเป็นประจำ
-
ทำการอัปเดตและสำรองข้อมูลเพื่อให้ระบบมีความเสถียรอยู่เสมอ
-
การดำเนินขั้นตอนการนำระบบจัดการครุภัณฑ์มาใช้อย่างถูกต้อง จะช่วยดึงประสิทธิภาพของระบบออกมาได้สูงสุด พร้อมทั้งยกระดับความรวดเร็วและความแม่นยำของงานบริหารครุภัณฑ์
สรุป
หากดำเนินการตามขั้นตอนการเลือกและการติดตั้งระบบอย่างเหมาะสม จะสามารถดึงศักยภาพสูงสุดจากระบบจัดการสินทรัพย์ ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและความถูกต้องของการจัดการได้จริง
อย่างไรก็ตาม แม้จะเข้าใจหลักการแล้ว หลายองค์กรอาจยังสงสัยว่า “แล้วควรเลือกใช้ระบบแบบใดจึงจะเหมาะสมที่สุด?”
ในบทความถัดไป เราจะมาแนะนำ โซลูชันที่บริษัทเรามีให้บริการจริง เพื่อช่วยให้คุณเห็นภาพชัดเจนยิ่งขึ้น
ช่องทางการติดต่อ
บริษัทของเรามีบริการสนับสนุนด้านการติดตั้งระบบจัดการสินทรัพย์ และการปรับแต่งระบบตามความต้องการ หากสนใจ สามารถติดต่อสอบถามได้ตลอดเวลา
