RPAによる業務自動化で、単純作業と毎月の残業時間から解放され、社内で業務改善への意識が高まった
お客様企業概要
今回のインタビューにご協力いただいたT社様は、日本で業界トップクラスを誇る金融・サービス企業を親会社にもつ、日本同様の高い満足度・安心感を提供するタイで設立されたオートリース専業会社である。自社でIT部門を有し、現在のRPA運用もIT部門とユーザー部門が協力しながら、日々の業務改善を推し進めている。
RPA導入の背景と導入までの流れ
タイ現地で業務改善を推進する日本人マネージャーのお2人に、当時の様子や導入効果等についてお話を伺った。
業務改善と、スタッフの退職対応としてスタートしたRPA導入
現在RPAツール「WinActor」をご利用いただいているT社様が当ツールを知ることとなったのは、2018年のこと。当時はRPAやWinActorのタイでの認知度はまだ低く、すぐの導入には至らなかった。しかし、2019年3月に改めてRPAの可能性に触れ、2019年4月中旬にはRPAの運用が開始された。
導入背景 - 1
１つは、毎月の残業が多く発生している業務をはじめとして、社内のタスクを自動 化することにより、業務改善をはかっていくねらい。
導入背景 - 2
そしてもう１つは、毎月大量に発生する、車両メンテナンスの請求書データの入力を行っていたベテランの経理部スタッフが、ちょうどこのタイミングで会社を離れることが決まったためである。業務負荷や、新人への教育の難しさも考慮し、新規求人ではなくRPAに単純作業を行わせることで、そのピンチを切り抜くことを考えた。
RPAツール「WinActor」、提案から安定運用までの１ヶ月間
「退職者のマンパワーの穴埋め」という目的も兼ねていたため、運用開始はすぐに行われる必要があった。
2019年3月に、弊社CSIがRPA活用のご提案を行い、その後すぐに導入準備がスタートした。
まず行われたのは、自動化ルールを作成するための対象業務のフロー洗い出しとヒアリングである。ユーザー部門・IT部門にも協力いただき、ヒアリング結果を元に自動化シナリオをCSIが作成。タイ正月明けとなる４月中旬頃には、RPAによって請求書の自動入力が可能となった。
運用開始後、実運用に合わせて細かな調整が適宜行われ、安定運用までは２週間程度を要したものの、限られた人員で月末月初に集中する業務を乗り切るというひとつの目標を達成することができたという。
RPAの適用範囲と効率化
１）経理部門：売掛金消込作業の自動化
請求書データの入力業務にRPAを導入したことを皮切りに、他業務への活用を検討した。月に3,500件もの売掛金の消込作業が発生するT社様では、そのうち２５％程度が月末最終営業日に集中しており、月末月初に多くの残業時間が発生していた。１件の消込作業にかかる時間は約３分。電話応対や他業務を並行しながら行うこともあり、作業完了までには少なくとも１週間程度の時間が必要であったことから、この業務もRPA導入を決定。
RPA導入後は、RPAが２日間でこれらの作業を完了させられるだけでなく、RPAが作業を行っている間は本来の経理業務や、作業後のチェックに向き合うことができた。
売掛金の消込作業は、消込条件や計算ルール等が複雑で、各企業によって条件が細かく異なるため、導入開始後もT社様の実運用に合わせて微調整が続いたものの、１ヶ月程度で安定稼働を行うことが可能となった。
２）顧客サービスの向上：メンテナンス通知
T社様は自動車のリースを行っており、顧客によるリース車のメンテナンスが必要不可欠である。
日本の場合は利用期間によってのメンテナンスとなるが、タイの場合は走行距離に応じたメンテナンスが必要となるため、リース車を利用している顧客自身がその管理がを行う必要があった。
しかし現在はRPAを活用することによって、前年度の走行距離実績を元に車のメンテナンス時期を推測し、メンテナンスの案内を自動でT社様から各お客様に向けてメール通知が出来るようになった。忘れがちなメンテナンスの通知を定期的に案内することにより、お客様により安全にリース車をご利用いただくことが出来るようになったという。
RPA導入によるメリット
実際にRPAを利用している経理部門のタイ人社員の方々にも、その感想を伺った。
作業時間の短縮と、本来やるべき業務への切り替え
残業時間：RPA活用＋業務改善プロジェクトで、163時間→29時間
主に経理部門での請求書データの入力や売掛金の消込作業では、単純作業に多くの時間を要していた。
「RPA導入前は、月末月初の忙しい時期は夜の9時頃まで残業する日も多かったんです。でも今は5時には退社できるようになりました。」と、労働環境の改善にもつながることとなった。
業務内容・組織体制の変更（例：請求書データの入力作業）
RPAが単純業務を請け負うことにより、それまでの業務内容と組織体制も見直された。
タスク
RPA導入前
RPA導入後
スーパーバイザー
アシスタントマネージャー（退職）
C. アシスタントマネージャー業務
B. 請求書データ入力後のチェック・レビュー
スーパーバイザー
入力スタッフ
RPA
入力スタッフ
A. 請求書データの入力
ミス発見までの時間短縮
データ入力後の確認作業に時間を要していたが、RPA活用後はチェックをするための時間が出来たという。そのため、データや間違いを見つけるまでの時間が短縮されたことも、業務改善後のひとつの成果だ。
大変だった入力・雑用作業から解放され、経理としての本来の仕事に従事できるようになったことで、モチベーションの向上にもつながったという。
業務改善を進める環境の醸成
RPA導入当初、ユーザーは導入後のイメージがしづらいRPAに対して、あまり良い印象を持っていなかった。経理部門での導入効果をもとに、今は良い印象に変わってきており、他部門でのRPA利用も進められている。
業務改善プロジェクトの中で、社内全体がより「改善の方向へ」と環境が醸成されつつあると語ってくれた。
社内アワードの受賞
これらの業務改善プロジェクトが親会社でも認められ、当時認知度の低かったRPAを積極果敢に導入し、業務の改善のみならず、スタッフの意識も変えてしまった画期的な事例として、グループ全体の中で最優秀賞を受賞した。
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RPA導入による、経理スタッフの業務削減
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月次決算書類の報告の迅速化（翌4営業日までに報告が可能に）
T社様にはIT部門が設けられており、自社内のITメンバーが、RPAの自動化シナリオの追加開発や、修正までをも行っている。
RPAを上手く運用・導入するためのポイント
「RPAを正しく導入するためには、仕事の流れの理解、RPAツール（WinActor）に関する知識の両方が必要。」と、T社様のITマネージャーは教えてくれた。その理由は、「ユーザー部門が感覚的に理解している業務フローをツールに落とし込む際に、理論的に組み替えなくてはいけない上に、期待する結果をユーザー自身が必ずしも知っているとは限らないから。」
一方で、ユーザー側もRPAの利用に慣れてくることで、より良い運用が出来ているという。
「リアルタイム性が必要ない作業では、土日や夜間にRPAに作業をさせている。ユーザーである経理部門のメンバー自身がエラー対策含め、RPAを自由に使いこなし、簡単な課題を解決できるようになっている。ユーザーは退社10分前にRPAに作業を開始させ、定時には帰ります。そして翌朝には作業が完了しているのです。」
トレーニングへの参加で、自分で自動化シナリオを作成できるように
RPAを利用するために、IT部門から2名、経理部門2名が、自動化シナリオを作成するためのRPAトレーニングにも参加。
トレーニングによって得た知識と、「分からないことはCSIに相談する」というコンセプトで、現在はITマネージャーがシナリオの作成を行い、RPAを使った業務改善を自社のみで推し進めている。
ユーザーからの要望による自動登録作業のシナリオ作成もIT部門で行っており、今後もRPAを使った自動化を行っていくようだ。
今後の展望
RPAを導入いただいてから１年、導入・運用の効果もあらわれ、新しい自動化にも挑戦されようとしているT社様。
今後は、リアルタイム性のあるレポーティングの自動作成など、RPAを活用している他社の事例を参考にしながら、更なる改善を進めていきたい、と前向きに取り組まれている様子が伝わってきた。
CSI担当者より
導入事例の掲載にご協力いただきありがとうございました。
担当としてお客様の成功事例をお伺いすることは営業冥利に尽きます。
導入以前より課題が明らかにされており、RPAで解決するための明確な目標が、ITチームとユーザーチーム、タイ人と日本人で相互に共有されていたのが印象的でした。RPA導入以前に「残業削減」が会社の明確な目標として設定されていた背景かと存じます。
今後も「ペーパーレス」「自動化」など弊社からもRPAを活用した更なるKAIZENをご提案していきたいです。
RPA担当：大友 則明（Mr. Noriaki Otomo）
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